הקמת הוראת קבע היא אחד הצעדים המשמעותיים ביותר שעסק יכול לבצע לשיפור תזרים המזומנים וייעול תהליכי הגבייה. עבור בעלי עסקים, ארגונים ועמותות בישראל, המעבר לגבייה אוטומטית מהווה פתרון למספר אתגרים מרכזיים: צמצום איחורים בתשלומים, הפחתת עומס מנהלי, ושיפור היחסים עם הלקוחות. אך כיצד עושים זאת נכון? במאמר זה נבחן את הדרך הפשוטה והיעילה ביותר להקמת הוראת קבע, מבלי להיקלע לבירוקרטיה מיותרת או לטעויות יקרות.
מהם השלבים הבסיסיים להקמת הוראת קבע?
השלב הראשון בהקמת הוראת קבע הוא הבנת הצרכים העסקיים. האם מדובר בגבייה של סכום קבוע חודשי, כמו דמי מנוי או שכר לימוד? או שמא מדובר בסכומים משתנים, כמו חשבונות צריכה? הבנת אופי הגבייה תכתיב את סוג ההוראה המתאימה ואת תשתית הסליקה הנדרשת. עסקים רבים טועים בשלב הזה ובוחרים פתרון שאינו מותאם לצרכים הספציפיים שלהם, מה שמוביל לתסכול ולעלויות מיותרות.
השלב השני הוא בחירת ערוץ החיוב – האם להשתמש בהוראת קבע בנקאית דרך מרכז סליקה בנקאי (מס"ב) או בהוראת קבע בכרטיס אשראי. לפי בנק ישראל, הוראות קבע בנקאיות מציעות עמלות נמוכות יותר, אך דורשות תהליך הקמה ארוך יותר. מאידך, הוראת קבע בכרטיס אשראי מאפשרת הקמה מהירה ונוחה יותר, אך עשויה לכרוך בעמלות גבוהות יותר. חברת שקד, מובילה בגבייה בהוראות קבע ובכרטיסי אשראי בישראל מאז 1982, ממליצה לבחון כל מקרה לגופו ולשלב בין שני הערוצים בהתאם לפרופיל הלקוחות.
איך מכינים את התשתית הטכנולוגית?
לפני שמתחילים לגבות, יש להכין את התשתית הטכנולוגית. זה כולל רישום כספק שירותים במס"ב (עבור הוראות קבע בנקאיות) וקבלת קוד מוסד ייחודי. התהליך הזה יכול להימשך מספר שבועות ודורש תיעוד מדוייק. לחלופין, ניתן לעבוד עם לשכת שירות מוסמכת שמטפלת בכל התהליך הבירוקרטי. שקד מעניקה לחברות, ארגונים ומוסדות פתרון כולל בתחום הגבייה בהוראות קבע בנקאיות ובכרטיס אשראי, כולל טיפול בכל השלבים המנהליים.
בנוסף לרישום במס"ב, יש צורך במערכת ניהול שתאפשר מעקב אחר עסקאות, דיווח על כשלונות בגבייה, וייצור חשבוניות. המערכת המתקדמת של שקד מאפשרת ביצוע פעולות בצורה קלה ונוחה ומותאמת לדרישות ולצרכים המיוחדים של כל בית עסק, ארגון ועמותה. השקעה נכונה בשלב זה תחסוך כאבי ראש רבים בהמשך.
מהי הדרך הנכונה להחתים לקוחות?
אחד המכשולים המרכזיים בהקמת הוראת קבע הוא החתמת הלקוחות. טופס ההרשאה לחיוב חשבון חייב להיות ברור, פשוט ומובן. הלקוח צריך להבין בדיוק על מה הוא חותם: מהו הסכום המקסימלי, באיזו תדירות יתבצע החיוב, ומה האפשרויות לביטול. מחקרים של Harvard Business Review מראים שתהליכי רישום פשוטים ושקופים מגדילים את שיעור ההסכמה ב-40% לפחות.
חשוב להציע ללקוחות אפשרות לחתימה דיגיטלית. בעידן הדיגיטלי, תהליך שדורש הדפסה, חתימה פיזית ושליחה בדואר נתפס כמסורבל ומיושן. מערכות מודרניות מאפשרות רישום מקוון מלא, שבו הלקוח מקליד את פרטיו, מאשר את התנאים בלחיצת כפתור, והכל מסתנכרן אוטומטית למערכת הגבייה. זה לא רק נוח יותר ללקוח – זה גם מקטין טעויות ומאיץ את תחילת הגבייה.
איך מטפלים בכישלונות ובעדכונים בגבייה חכמה?
גם במערכת מתקדמת ויעילה, לעיתים מתרחשים כשלים בתהליך הגבייה – חשבון בנק ללא יתרה, כרטיס אשראי שפג תוקפו, או לקוח שביטל את החיוב. במקום להתמודד עם זה ידנית ולבזבז זמן יקר, האתר https://www.shaked.co.il/ מציע פתרון אוטומטי וחכם שמטפל בכל התרחישים האלו בקלות.
המערכת של שקד יודעת לזהות כשלים בגבייה בזמן אמת, לנסות לגבות מחדש לאחר מספר ימים, לשלוח התראות מסודרות גם לעסק וגם ללקוח, ולעדכן את מצב החשבון באופן שוטף. כך ניתן לשמור על תזרים מזומנים תקין, למנוע הצטברות חובות, ולהתמקד בדבר החשוב באמת – ניהול וצמיחת העסק.
עסקים רבים נוטים להתעלם מנושא עדכון פרטי התשלום, אך זהו שלב קריטי לשמירה על גבייה רציפה. כאשר לקוח מחליף כרטיס אשראי או עובר לבנק אחר, חשוב לוודא שהמערכת מתעדכנת בהתאם.
מערכות הגבייה של שקד מתחברות לשירותי עדכון אוטומטיים של חברות האשראי, שמעדכנות את פרטי הכרטיסים החדשים באופן מיידי. זהו יתרון עצום שמבטיח שקט תפעולי, זרימה כספית חלקה, וחוויית לקוח מקצועית ואמינה.
מדוע כדאי לעבוד עם ספק מוסמך?
ניסיון להקים הוראת קבע באופן עצמאי עשוי להיות מפתה מבחינת חיסכון בעלויות, אך בפועל הוא טומן בחובו מלכודות רבות. המורכבות הטכנולוגית, הדרישות הרגולטוריות, והצורך בתמיכה שוטפת הופכים את העבודה עם ספק מנוסה להשקעה משתלמת. שקד, עם למעלה מ-40 שנות ניסיון ומעל 1,600 לקוחות, מציעה לא רק תשתית טכנולוגית אלא גם ידע מצטבר, שירות לקוחות מסור, וטיפול בכל השלבים – מהרישום הראשון ועד לדיווחים החודשיים.
האם יש לכם תוכנית גיבוי?
עסקים חכמים תמיד שומרים על תוכנית גיבוי. מה קורה אם מערכת ההוראות הקבע נופלת? איך מטפלים במצב שבו מס"ב מדווח על תקלה טכנית? חשוב לוודא שיש לכם גישה לדוחות מקוונים, אפשרות לגבייה ידנית במקרי חירום, וערוצי תמיכה זמינים. לפי נתוני משרד האוצר, עסקים עם תוכנית המשכיות עסקית מתמודדים טוב יותר עם משברים ושומרים על תזרים יציב גם בזמנים קשים.
מה הצעד הבא?
הקמת הוראת קבע בדרך הנכונה דורשת תכנון, בחירה נכונה של ספק, והכנת התשתית הטכנולוגית והמשפטית. עבודה עם חברה מנוסה כמו שקד, שמלווה אלפי עסקים במשך עשרות שנים, מבטיחה מעבר חלק, מזעור טעויות, ותחילת גבייה יעילה תוך זמן קצר. אל תשאירו את תזרים המזומנים שלכם למקרה – התחילו היום את התהליך שישנה את אופן הגבייה בעסק שלכם לטובה.